法人カードで支払った経費の処理は、経理の負担になりやすい作業です。
会計ソフトとカードを連携していない場合は、カード会社のサイトから利用明細をダウンロードし、会計ソフトへ取り込むか、手作業で入力する必要があります。
カードが複数枚あり、契約しているカード会社も複数あると、その分だけ毎月の作業が増えます。
マネーフォワード クラウド会計のカード連携を使うと、利用明細の取得と仕訳作成の一部を自動化できます。ただし、カードを連携すれば経理の作業がすべてなくなるわけではありません。
この記事では、法人経理の実務経験をもとに、法人カードの連携によって楽になる作業と、連携後も確認が必要な部分を整理します。
※会社の会計方針や取引内容によって適切な処理は異なります。個別の会計処理や税務判断については、顧問税理士などの専門家へご確認ください。また、サービスの仕様や対応するカード会社は変更されることがあるため、最新情報は提供元の公式サイトをご確認ください。
法人カード連携で自動化できること
経費に関する資料は、経理へなかなか集まりません。特に回収が遅れやすいのが、役員や従業員が法人カードを使用した際のレシートや領収書です。
一方、カードの利用日、金額、利用先として表示される名称などは、カード会社の利用明細から確認できます。
マネーフォワード クラウド会計のデータ連携は、カード会社などから利用明細を自動取得し、取得した明細をもとに仕訳を登録できる機能です。
これにより、次の作業を減らせます。
- カード会社のサイトへ毎月ログインする
- 利用明細をダウンロードする
- CSVファイルを会計ソフト用に加工する
- 利用日、金額、利用先を手入力する
- 複数のカード会社で同じ作業を繰り返す
ただし、カード会社や連携方式によって、取得できる期間、取得される項目、更新頻度などが異なる場合があります。
連携エラーや認証期限切れなどによって、明細の自動取得が止まることもあります。「一度設定すれば何もしなくてよい」とは考えず、取得状況を定期的に確認します。
データ連携の現在の仕様については、マネーフォワード クラウド会計「データ連携機能とはどのような機能ですか？」をご確認ください。
資料が経理へ集まらない場合の対応については、経理に資料が集まらない会社の対処法｜請求書・経費精算を回収する仕組みの作り方で解説しています。
連携前はカード会社ごとに明細を取得していた
カード連携を利用する前は、次のような作業を毎月繰り返していました。
- カード会社のサイトへログインする
- 対象期間を指定する
- 利用明細をダウンロードする
- 会計ソフトへ取り込める形式に整える
- 取り込めない場合は手作業で入力する
- カード会社が複数あれば、その数だけ同じ作業を行う
作業自体は難しくありませんが、毎月必ず発生します。
また、カード会社ごとにログイン方法や明細の形式が異なるため、カードの枚数と契約先が増えるほど管理が複雑になります。
カード連携を利用すると、明細の取得や転記にかかる作業を大幅に減らせます。実務上、最も効果を感じやすいのはこの部分です。
今回取り上げている会計ソフトは、以下の公式案内から確認できます。
引落日を基準にすると決算で時期ずれが起きる
法人カードの処理で注意したいのが、カードを利用した日と、預金口座から利用代金が引き落とされる日が異なることです。
費用を発生主義で処理する場合は、原則として、実際に費用が発生した期間へ計上します。
一方、法人カードの利用代金は、利用した月の翌月以降にまとめて口座から引き落とされるのが一般的です。
引落金額だけを見て費用の仕訳を登録すると、実際にカードを利用した月と、費用が計上される月がずれる可能性があります。
| 計上基準 | 費用を計上する月 | 実務上の影響 |
|---|---|---|
| 引落日を基準にする | 口座から引き落とされた月 | 利用月と計上月がずれる可能性がある。決算をまたぐと期間帰属の確認が必要になる |
| 利用内容が発生した日を基準にする | 商品やサービスを購入・利用した月 | 費用発生時に未払計上し、引落時に未払分を消し込む |
月次では気づきにくく、決算で表面化する
毎月ほぼ同じ金額がずれている場合、月次決算では大きな違和感が出ないことがあります。
問題が表面化しやすいのは、決算期をまたぐときです。
- 期末に利用した経費が翌期の費用として計上される
- 期首に前期利用分の費用仕訳が登録される
- 決算時または翌期首に期間帰属を修正する必要が生じる
- カード明細をさかのぼって利用内容を確認する必要が生じる
決算作業は通常でも負担が大きい時期です。そこへ、法人カード経費の期間帰属を洗い直す作業が加わると、締め作業が遅れる原因になります。
連携明細の日付は証憑と照合する
カード連携で取得した明細には、カード会社から提供された日付が表示されます。
ただし、その日付が必ずしも、会計上費用を計上すべき日と一致するとは限りません。
カード会社や取引内容によって、利用日、売上処理日、明細反映日などの扱いが異なる可能性があります。海外利用や継続課金などでは、実際の利用日と明細上の日付がずれる場合もあります。
決算をまたぐ取引や金額の大きな取引については、カード明細だけで判断せず、請求書、領収書、契約書などと照合します。
基本的な仕訳は、費用発生時に費用と未払金を計上し、口座引落時に未払金を消し込む形になります。
| 処理時点 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| カード利用時 | 消耗品費など | 未払金 |
| 口座引落時 | 未払金 | 普通預金 |
使用する勘定科目や処理時期は、会社の会計方針によって異なります。個別の処理については顧問税理士などへご確認ください。
月次決算における残高確認の流れは、法人経理の月次決算の進め方｜締め作業の手順とチェックリストで解説しています。
法人カードを連携する前に決めたい運用ルール
カード連携を設定する前に、法人カードを誰が、どのような用途で使用するか決めておく必要があります。
法人カードには名義人が定められているものがあり、原則として名義人以外は使用できません。同じ会社の従業員であっても、他人名義のカードを使い回すと、カード会社の規約に反する可能性があります。
複数の従業員が法人カードを使用する場合は、使用者名義の追加カード、カード会社が提供する部署カード、用途別のバーチャルカードなどを検討します。
必ず利用するカード会社の規約とサービス仕様をご確認ください。
法人カードの名義に関する一般的な注意点は、JCB「法人カードの名義は誰？」でも案内されています。
| 運用パターン | 内容 | 経理側の注意点 |
|---|---|---|
| 使用者ごとに追加カードを発行する | カードを利用する役員・従業員ごとにカードを発行する | 利用者と明細を対応させやすい。退職や異動時の停止手続きを決めておく |
| 部署カードを利用する | カード会社が対応している場合に、部署や購買担当者が管理するカードを発行する | 誰が使用したか記録を残し、カード会社の利用条件に従って管理する |
| 用途別のカードを発行する | 広告費、仕入れ、サブスクリプションなど、支払先や用途ごとにカードを分ける | 用途を把握しやすい。利用上限と停止ルールを設定する |
| 社長のみが保有する | 社長名義のカードだけを使用する | カード枚数は少ないが、用途確認が社長へ集中しやすい |
使用者ごとにカードを分ける利点
使用者ごとに法人カードを発行すると、カード明細と利用者を対応させやすくなります。
- 誰が使用した明細か分かる
- 従業員別に利用上限を設定できる場合がある
- 退職者のカードだけを停止できる
- 用途不明の明細を誰へ確認すればよいか分かる
カードを増やす場合は、発行枚数だけでなく、利用上限、使用可能な用途、レシートの提出期限、退職時の停止手続きも決めます。
部署カードを利用する場合
カード会社が部署カードに対応している場合は、部署や購買担当者単位でカードを管理できます。
ただし、部署カードを利用できる人の範囲や管理方法はカード会社によって異なります。
経理がカードを保管する場合でも、名義人以外へ個人名義のカードを貸し出さないよう注意します。
部署カードを誰が使用したか、いつ持ち出し、いつ返却したかを記録し、利用後にレシートを回収する仕組みを作ります。
社長だけがカードを保有している場合
法人カードが1枚だけであれば、カード自体の管理は単純です。
一方、内容を判断できない支出について、確認相手が社長へ集中します。回答を待っている間に月次決算が止まることもあります。
カード明細から利用金額は確認できるため、金額を概算で入力する必要は通常ありません。
確認が必要になるのは、主に次の項目です。
- 支出の目的
- 使用する勘定科目
- 税区分
- 部門やプロジェクト
- 事業用支出かどうか
締め日までに回答が得られない場合は、「要確認」「用途未確認」などのラベルを付け、仮の勘定科目で登録する方法があります。
回答後に修正することを前提とし、確認待ちの明細が残っていないか、月次決算の確定前に検索します。
連携しても経理の確認はなくならない
カード連携は便利な反面、確認がおろそかになりやすい機能です。
自動取得された明細が画面に並んでいると、処理が終わったように見えることがあります。
しかし、自動化されるのは主に明細の取得と仕訳候補の作成です。利用目的や証憑の内容まで自動的に確定するものではありません。
明細がすべて取得されているか
最初に、連携が正常に続いているか確認します。
- 連携エラーが表示されていないか
- 認証期限が切れていないか
- 対象期間の明細に欠けがないか
- 同じ明細が重複して取得されていないか
- カード会社側の明細と件数・合計金額が一致するか
取得されなかった明細は、会計ソフトの画面には表示されません。そのため、会計ソフトだけを見ていると、明細が欠けていること自体に気づけません。
月に一度は、カード会社の請求明細と会計ソフトへ取得された明細を突き合わせます。
勘定科目は仕訳候補として確認する
自動提案される勘定科目は、過去の登録内容や利用先などをもとにした候補です。
同じ加盟店でも、購入した内容によって勘定科目は変わります。
例えば、同じ通販サイトからの購入でも、次のような取引が混在します。
- 事務用品
- 書籍
- 備品
- 贈答品
- 私的利用または事業目的を確認できない支出
利用先の名称だけで勘定科目を確定せず、領収書や購入内容を確認します。
税区分はカード明細だけで判断しない
カード明細に表示される利用先と金額だけでは、消費税の税区分を判断できない場合があります。
- 軽減税率の対象となる取引
- 非課税取引
- 不課税取引
- 海外での利用
- 課税取引と非課税取引が混在する支払い
- 適格請求書発行事業者以外からの購入
税区分は、自動提案をそのまま確定せず、取引内容と受領した証憑を確認します。
内容が判断できない明細は残る
カード明細から確認できるのは、主に日付、金額、利用先として表示された名称です。
その支出が何のためのものかは、カードを使用した本人へ確認しなければ分からないことがあります。
回答が締め日までに得られない場合は、確認待ちであることが分かるラベルやメモを付けます。
仮入力の管理方法は、法人経理の月次決算の進め方の「仮入力の削除漏れを防ぐ方法」で解説しています。
カード会社の明細だけでは証憑にならない場合がある
カード明細が会計ソフトへ取り込まれても、レシート、領収書、請求書などの保存が不要になるわけではありません。
国税庁は、カード会社が作成した請求明細書は、カード加盟店が交付した適格請求書等には該当しないため、カード会社の明細だけを保存しても、原則として仕入税額控除の要件を満たさないと案内しています。
仕入税額控除を受ける場合は、原則として、加盟店から受領した適格請求書や適格簡易請求書などの保存が必要です。
詳しくは、国税庁「クレジットカード会社からの請求明細書」をご確認ください。
電子で受け取った証憑は電子データで保存する
メール、Webサイト、クラウドサービスなどを通じて、請求書や領収書を電子データで受け取った場合は、電子帳簿保存法における電子取引データの保存対象になります。
紙へ印刷するだけでなく、受領した電子データを検索・確認できる状態で保存する必要があります。
カード連携と証憑保存は別の機能である場合があるため、利用しているプランや保存先を確認します。
マネーフォワード クラウド会計でも、一部サービスについて証憑自動取得やクラウドBoxへの保存機能がありますが、対象サービスや利用可能なプランには条件があります。
詳しくは、マネーフォワード クラウド会計「登録済一覧画面の使い方」と、国税庁「電子帳簿保存法一問一答」をご確認ください。
法人カード連携後の月次確認手順
法人カードを連携した後は、毎月次の順番で確認すると処理漏れを防ぎやすくなります。
- カード連携のエラーや最終取得日を確認する
- カード会社の請求明細を取得する
- 会計ソフトへ取り込まれた明細の件数と合計金額を照合する
- 重複明細や未取得明細がないか確認する
- 各明細の勘定科目、税区分、部門を確認する
- レシート、領収書、請求書の保存状況を確認する
- 用途不明の明細を利用者へ問い合わせる
- 確認待ちの明細へラベルやメモを付ける
- 引落時に未払金が正しく消し込まれているか確認する
- 月次決算の確定前に確認待ち明細が残っていないか検索する
法人カードごとに未払金の補助科目を設定しておくと、カード会社の請求額と会計帳簿の残高を照合しやすくなります。
法人カード導入・運用チェックリスト
- 法人カードを利用できる人を決めた
- 個人名義カードを名義人以外に使わせない運用にした
- 部署カードを利用する場合はカード会社の規約を確認した
- カードごとの利用上限を設定した
- 利用できる用途と禁止する用途を決めた
- カードの保管方法を決めた
- 退職・異動時の利用停止手続きを決めた
- レシート・領収書の提出方法と期限を決めた
- 費用の計上基準を確認した
- 費用発生時の未払計上方法を決めた
- 口座引落時の消込方法を決めた
- 会計ソフトと法人カードを連携した
- 連携エラーと最終取得日を毎月確認している
- カード会社の明細と取得データを照合した
- 重複明細や未取得明細がないか確認した
- 勘定科目を仕訳候補のまま登録していない
- 税区分を証憑と照合した
- 用途不明の明細を洗い出した
- 確認待ち明細へラベルやメモを付けた
- 適格請求書等の保存状況を確認した
- 電子で受領した証憑を電子データで保存した
- 未払金残高とカード会社の請求額を照合した
法人カード連携に対応する会計ソフトを検討する場合は、対応するカード会社や取得できる明細を確認したうえで、実際の操作を試してみてください。
まとめ
マネーフォワード クラウド会計と法人カードを連携すると、明細のダウンロードや手入力など、毎月繰り返していた作業を大幅に減らせます。
また、利用内容が発生した日をもとに仕訳を登録しやすくなるため、引落日を基準にした場合に起きる期間のずれも防ぎやすくなります。
一方、自動化されるのは主に明細の取得と仕訳候補の作成です。
勘定科目、税区分、支出目的、費用の計上時期、証憑の保存まで自動的に正しくなるわけではありません。
カード会社の請求明細だけでは、原則として適格請求書等の保存要件を満たさない点にも注意が必要です。
連携後も、カード会社の明細との照合、証憑の回収、用途不明明細の確認、未払金の消込みまでを月次の手順として残しましょう。
法人カード連携は、経理の確認をなくす機能ではなく、入力作業を減らし、確認へ時間を使えるようにする機能です。
