法人カードで支払った経費の処理は、経理の負担になりやすい作業です。
会計ソフトとカードを連携していない場合、各カード会社のサイトから利用明細をダウンロードし、手作業で入力することになります。カードが複数枚あれば、その分だけ作業が増えます。
マネーフォワード クラウド会計のカード連携を使うと、この取り込み作業の煩わしさからは解放されます。ただし、連携すれば経理の作業がなくなるわけではありません。
この記事では、法人経理の実務経験をもとに、カード連携で楽になる部分と、連携後も確認が必要な部分を整理します。
※会社の会計方針や取引内容によって適切な処理は異なります。個別の会計処理や税務判断については、顧問税理士などの専門家へご確認ください。また、サービスの仕様は変更されることがあるため、最新の情報は提供元をご確認ください。
法人カードの明細は、本人の提出を待たなくても取得できる
経費の資料は、経理へなかなか集まりません。特に集まりにくいのが、役員が使用したカードのレシートです。
ただし、カードの利用日、金額、利用先については、カード会社の明細を見れば分かります。つまり、本人の提出を待たなくても、経理側で取得できる情報です。
会計ソフトのカード連携は、この取得作業を自動化する機能です。資料が集まらない状況への対処については、経理に資料が集まらない会社の対処法｜請求書・経費精算を回収する仕組みの作り方で解説しています。
連携前は、カード会社ごとに明細をダウンロードしていた
連携機能を使う前は、次のような手順を毎月繰り返していました。
- カード会社のサイトにログインする
- 対象期間を指定して利用明細をダウンロードする
- 会計ソフトに取り込める形式に整える、または手作業で入力する
- カード会社が複数あれば、その数だけ繰り返す
作業自体は難しくありませんが、毎月必ず発生します。カードの枚数や契約しているカード会社が増えるほど、単純に手間が増えていきます。
連携機能を使うと、この工程がなくなります。実務上、体感として大きいのはこの部分です。
今回取り上げているソフトの詳細は、公式サイトで確認できます。
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引落日を基準に計上すると、決算で時期ずれが起きる
ここが、カード経費の処理で最も注意したい点です。
多くの企業は、費用を発生主義で処理しています。実際に費用が発生した時点で計上する考え方です。
一方、カードは利用日と引落日が異なります。利用した月の翌月以降に、まとめて口座から引き落とされます。
ここで、引落金額に合わせて仕訳を計上してしまうと、費用の計上月が実際の利用月とずれます。
| 計上の基準 | 費用が計上される月 | 実務上の影響 |
|---|---|---|
| 引落日を基準にする | 引き落とされた月 | 利用月と計上月がずれる。決算をまたぐと修正が必要になる |
| 利用日を基準にする | 実際に利用した月 | 発生主義に沿う。引落時は未払分の消込となる |
月次では見えにくく、決算で表面化する
毎月同じようにずれているだけであれば、月次決算の段階では大きな違和感が出ないこともあります。問題が表面化するのは、決算期をまたぐときです。
- 期末に利用した分が、翌期の費用として計上されてしまう
- 期首に、前期に利用した分の仕訳が入ってくる
- 決算時や期首に、時期ずれを調整する仕訳が必要になる
決算作業は通常でも負担が大きい時期です。そこに、カード経費の期間帰属を洗い直す作業が加わることになります。
連携データは利用日で取り込まれる
カード連携では、利用日ベースの明細が取り込まれます。そのため、発生主義に沿った処理を行いやすくなります。
基本的な流れは、利用時に費用と未払金を計上し、引落時に未払金を消し込むという形です。ただし、具体的な勘定科目や処理方法は会社の会計方針によって異なるため、顧問税理士へご確認ください。
月次決算の中で残高を確認する手順については、法人経理の月次決算の進め方｜締め作業の手順とチェックリストで解説しています。
連携する前に決めておきたい運用ルール
カードの持たせ方は会社によって大きく異なります。実務で見てきたのは、主に次の3つのパターンです。
| 運用パターン | 内容 | 経理側の注意点 |
|---|---|---|
| 管理できる人に限定する | 資料の提出や報告を確実に行える人だけがカードを持つ | 枚数を絞れるが、その人に負担が集中する |
| 部署ごとに作成し、経理が保管する | 部署から申請があった際に、経理が内容を確認して手渡す | 事前に用途を把握できる。返却時の運用も決めておく |
| 社長のみが保有している | カードは1枚で、社長がすべての支払いに使用する | 確認の相手が社長に集中し、回答待ちが起きやすい |
経理が保管する方式は、確認の手間を前倒しできる
部署ごとにカードを作り、経理が保管する方式には利点があります。
- 申請の時点で、誰が何のために使うのかを把握できる
- 返却時にレシートを受け取る流れを作れる
- 後から用途を問い合わせる必要が減る
後追いで確認するのではなく、渡す時点で情報を得られる点が実務上は大きく違います。
社長のみが保有している場合
カードが1枚だけであれば、管理は単純です。ただし、内容が判断できない支出について確認する相手が社長に限られます。
役員は外出が多く、確認への回答が遅れやすい立場です。回答を待っている間に月次決算全体が止まらないよう、締め日を優先して概算額を仮入力する運用も検討します。
連携しても、経理の確認はなくならない
ここが、この記事で最もお伝えしたい点です。
連携は楽な反面、確認がおろそかになりやすい機能です。自動で取り込まれた明細が並んでいると、処理が終わったように見えてしまいます。
しかし、自動化されているのは取り込みまでです。内容が正しいかどうかの判断は自動化されません。
明細がすべて取り込まれているか
- 連携が切れていないか
- 対象期間の明細に欠けがないか
- 同じ明細が重複して取り込まれていないか
- カード会社の明細と、件数および合計金額が一致するか
取り込まれなかった明細は、画面上に存在しません。そのため、抜けていること自体に気づけません。カード会社側の明細と突き合わせる工程は残しておきます。
勘定科目と税区分は推測でしかない
自動で設定される勘定科目は、利用先の名称などから推測されたものです。参考にはなりますが、正解ではありません。
特に、同じ加盟店でも用途が異なる場合は注意が必要です。同じ通販サイトからの購入でも、消耗品、書籍、贈答品などが混在することがあります。
税区分も同様に確認します。軽減税率の対象、海外での利用、非課税や不課税となる取引などは、明細の名称だけでは判断できません。
内容が判断できない明細は残る
カード明細から分かるのは、利用日、金額、利用先までです。何のための支出だったのかは、使用した本人にしか分かりません。
資料や回答が締め日までに得られない場合は、概算で仮入力し、識別できる目印を付けておきます。仮入力の管理方法は、法人経理の月次決算の進め方の「仮入力の削除漏れを防ぐ方法」で解説しています。
レシートや領収書の保存は別途必要
明細が会計ソフトに取り込まれても、証憑の保存が不要になるわけではありません。
書類を電子的に保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。要件は改正されることもあるため、国税庁の公表資料や、利用するシステム提供元が示す対応状況をご確認ください。判断に迷う場合は税理士などの専門家へご相談ください。
導入・運用チェックリスト
- カードを持つ人と、その範囲を決めた
- カードの保管方法と貸出のルールを決めた
- レシートの提出方法と期限を決めた
- 費用を利用日基準で計上する方針を確認した
- 未払計上と引落時の消込の手順を決めた
- 会計ソフトとカードの連携を設定した
- 連携が有効に維持されているか毎月確認している
- 取り込まれた明細とカード会社の明細を突き合わせた
- 勘定科目が推測のままになっていないか確認した
- 税区分を確認した
- 内容が判断できない明細を洗い出した
- 確認待ちの明細を仮入力し、目印を付けた
- レシート・領収書の保存方法を決めた
- 電子保存する場合の要件を確認した
カード連携に対応した会計ソフトを検討する場合は、無料で試せるものから確認してみてください。
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まとめ
会計ソフトとのカード連携は、明細のダウンロードと手入力という毎月の作業をなくしてくれます。カード会社が複数ある場合ほど、その効果は大きくなります。
また、利用日ベースのデータが取り込まれるため、引落日を基準に計上した場合に起きる時期ずれを避けやすくなります。決算期をまたぐ費用の期間帰属は、後から直すと手間がかかる部分です。
一方で、自動化されるのは取り込みまでです。勘定科目も、税区分も、支出の内容も、最終的に判断するのは経理担当者です。
連携は楽な反面、確認がおろそかになりやすい機能でもあります。取り込んで終わりにせず、経理事務として確認する習慣を持っておきたいところです。
